Eindejaarsgeschenk voor je personeel: wat mag en wat kost het

Een eindejaarsgeschenk voor je personeel blijft vrij van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing zolang het per werknemer onder 40 euro per jaar blijft. Daar komt 40 euro per jaar bij voor elk kind ten laste, waardoor een medewerker met twee kinderen tot 120 euro kan ontvangen zonder dat er lasten op komen. Ga je erover, dan wordt het volledige bedrag als loon beschouwd, waardoor een cheque van 45 euro je een pak meer kost dan die vijf euro verschil doet vermoeden. Hieronder staat wat de RSZ precies vraagt, wat een geschenk je per medewerker kost en welke vorm het minst snel achteraan in een kast belandt.

In dit artikel

• Wat mag een eindejaarsgeschenk kosten zonder lasten?
• Welke voorwaarden hangen aan die vrijstelling?
• Wat kost een eindejaarsgeschenk voor je hele team?
• Wat geef je dat wel gebruikt wordt?
• Cadeaubon of pakket, wat kies je?
• Wanneer bestel je best?
• Veelgestelde vragen

Wat mag een eindejaarsgeschenk kosten zonder lasten?

De RSZ hanteert vaste bedragen per gelegenheid, waarbij je onder die grens geen sociale bijdragen verschuldigd bent terwijl je het bedrag gewoon als beroepskost mag inbrengen. Ga je erover, dan verlies je de vrijstelling op het volledige bedrag en niet enkel op het stuk dat erboven uitkomt.

Voor het eindejaar telt enkel die eerste rij, waarbij Sinterklaas, Kerstmis en Nieuwjaar samen onder één plafond van 40 euro vallen, zodat drie keer 40 euro uitdelen tussen 6 december en 1 januari niet lukt. De bedragen staan in de administratieve instructies van de RSZ over geschenken en geschenkcheques. Laat je boekhouder de toepassing op jouw situatie bevestigen voor je bestelt.

Welke voorwaarden hangen aan die vrijstelling?

Het bedrag alleen volstaat niet, want de RSZ kijkt naar het systeem dat je als werkgever hanteert, waardoor één uitzondering het hele stelsel kan doen kantelen. Deze vier voorwaarden komen bij elke controle terug.

• Iedereen in dezelfde categorie krijgt hetzelfde. Deeltijdse medewerkers mogen pro rata bediend worden. Een duurder pakket voor de directie zet de vrijstelling op de helling.
• Een cheque is niet inwisselbaar tegen geld. Cash uitbetalen is altijd loon.
• Een cheque heeft een beperkte looptijd, waarbij fiscaal doorgaans één jaar aangehouden wordt.
• De cheque geldt bij vooraf bepaalde handelaars. Zet dus op papier waar je medewerkers terechtkunnen.

Wie deze regels naast een fruitlevering legt, ziet meteen het verschil, want een terugkerende levering op kantoor volgt een ander fiscaal spoor dan een eenmalig geschenk. Dat spoor hebben we uitgewerkt in fruit op het werk: wat het kost en wat de fiscus toelaat.

Wat kost een eindejaarsgeschenk voor je hele team?

Reken met het aantal medewerkers maal het bedrag per persoon, waarbij je plafond op 40 euro ligt zolang er geen kinderen ten laste meespelen. Dat cijfer is meteen je bovengrens per hoofd, dus de rest van de rekening is een kwestie van koppen tellen.

Die bedragen blijven aftrekbaar als beroepskost zolang je binnen de voorwaarden hierboven blijft. Het scheelt dus of je op 30 euro mikt met ruimte over of pal op 40 euro gaat zitten zonder marge voor verzendkosten.

Wat geef je dat wel gebruikt wordt?

Het eerlijkste criterium is simpel: wordt dit binnen de maand opgebruikt of niet? Een gepersonaliseerde paraplu overleeft de eerste storm zelden terwijl eten en drinken altijd opgaan. Dat is ook het argument dat je aan je boekhouder kan uitleggen, want eten en drinken heeft geen restwaarde die iemand nog moet afschrijven.

Waar het bij Boshi op neerkomt: koudgeperst sap uit België, tot 55 dagen houdbaar dankzij koude druk in plaats van verhitting. Je kan een bon geven waarmee de medewerker zelf zijn smaken kiest terwijl een vast pakket gekoeld op één adres toekomt.

Binnen de grens van 40 euro

Boshi cadeaubon

Er bestaat een variant van exact 40 euro, dus je benut het plafond volledig zonder eroverheen te gaan. De medewerker kiest zelf zijn smaken en zijn leverdatum.

30 tot 150 euro Bekijk de cadeaubon →

Wil je liever iets tastbaars onder de kerstboom, dan kom je bij een box uit. Hou er rekening mee dat een pakket van 60 euro boven het plafond van 40 euro ligt, dus dat werkt enkel wanneer de aanvulling per kind ten laste van toepassing is of wanneer je bewust aanvaardt dat het als loon telt.

Voor wie iets tastbaars wil geven

Discovery box

12 gembershots en 9 smoothies in één doos, gekoeld geleverd op het adres dat jij opgeeft.

60 euro Bekijk de box →

Cadeaubon of pakket, wat kies je?

Beide vormen mogen binnen de vrijstelling vallen, waardoor het verschil vooral in de logistiek zit en in hoeveel keuze je uit handen geeft.

Geef je het geschenk op het eindejaarsfeest zelf, dan speelt nog iets anders mee. Wie met de wagen komt heeft die avond iets nodig dat hij wel mag drinken, wat we uitwerkten in wat drink je als je geen alcohol drinkt op een feest. Voor de rest van de avond zetten we een alcoholvrije bar voor je eindejaarsfeest neer.

Wanneer bestel je best?

November is de drukste maand voor eindejaarsgeschenken, waardoor wachten tot half december je keuze verkleint. Deze volgorde werkt in de praktijk het vlotst.

1. September en oktober: leg je bedrag per medewerker vast en laat het aftoetsen bij je boekhouder.
2. Begin november: tel de koppen, inclusief wie in dienst komt voor het jaareinde.
3. Half november: plaats de bestelling zodat de leverdatum vastligt voor de piek.
4. Begin december: laat leveren of verstuur de bonnen samen met een korte boodschap van de zaakvoerder.

Plan je in dezelfde periode ook het feest, dan loopt die kalender parallel met de checklist uit personeelsfeest organiseren. Wie het hele jaar door iets op kantoor wil in plaats van één keer in december, vindt de tweewekelijkse formule op vers sap en fruit op het werk.

Veelgestelde vragen

Hoeveel mag een eindejaarsgeschenk voor personeel kosten?

Tot 40 euro per werknemer per jaar voor Sinterklaas, Kerstmis en Nieuwjaar samen, vermeerderd met 40 euro per jaar voor elk kind ten laste. Boven dat plafond wordt het volledige bedrag als loon beschouwd, dus ook het deel eronder.

Is een eindejaarsgeschenk aftrekbaar voor de werkgever?

Geschenken en geschenkcheques die binnen de bedragen en de voorwaarden van de RSZ blijven, zijn aftrekbaar als beroepskost. Laat de verwerking in je boekhouding altijd bevestigen door je boekhouder, want de toepassing hangt af van je vennootschapsvorm.

Mag ik een duurder geschenk geven aan wie langer in dienst is?

De vrijstelling vertrekt van het systeem dat je hanteert, waarbij iedereen in dezelfde categorie hetzelfde voordeel krijgt. Deeltijdse medewerkers mogen pro rata bediend worden terwijl anciënniteit als criterium de vrijstelling meteen in gevaar brengt.

Telt een kerstpakket ook mee binnen die 40 euro?

Ja. De grens kijkt naar de waarde van het geschenk, niet naar de vorm ervan. Een pakket van 60 euro past dus enkel wanneer de aanvulling per kind ten laste speelt.

Kan Boshi leveren op meerdere adressen?

Voor teams die verspreid zitten werkt de cadeaubon het vlotst, want die vertrekt digitaal. Voor leveringen naar meerdere vestigingen maakt Coach Karel een offerte op maat via de bedrijvenpagina.