Personeelsfeest organiseren: checklist in 8 stappen

Een personeelsfeest organiseer je het best drie tot zes maanden op voorhand, waarbij je de datum, de locatie en de drank in precies die volgorde vastlegt. Wie in september begint, heeft in Vlaanderen nog vrije zalen voor december, terwijl wie in november start meestal moet kiezen uit wat overblijft. Deze checklist loopt acht stappen af, van de eerste datumprik tot de vraag wat de fiscus toelaat.

In dit artikel

• 1. Prik de datum voor het najaar volloopt
• 2. Bepaal het budget per persoon voor je iets boekt
• 3. Kies de locatie op je groepsgrootte
• 4. Vraag naar diëten, allergieën en wie niet drinkt
• 5. Leg de drank vast als aparte post
• 6. Regel het vervoer naar huis
• 7. Schrijf een draaiboek per uur
• 8. Reken na wat de fiscus toelaat
• Veelgestelde vragen

1. Prik de datum voor het najaar volloopt

De weken rond kerst en nieuwjaar zijn de meest gevraagde data van het jaar, waardoor zalen, traiteurs en bars daar het eerst volgeboekt raken. Wij zien de aanvragen voor december elk jaar binnenkomen vanaf september. Zit je vast op een vrijdag in de laatste week van december, hou dan meteen een tweede datum achter de hand.

Een detail dat vaak vergeten wordt: januari werkt even goed. Een nieuwjaarsreceptie in de tweede of derde week van januari kost je doorgaans minder moeite om ingepland te krijgen, terwijl iedereen dan ook effectief kan komen.

2. Bepaal het budget per persoon voor je iets boekt

Reken per aanwezige. Een totaalbudget klopt niet meer zodra er tien collega's bijkomen, terwijl een bedrag per persoon vanzelf meeschaalt met je lijst. Verdeel dat bedrag over vijf posten die je apart bewaakt.

De post die het vaakst ontspoort is drank, want die reken je pas na afloop af. Vraag daarom aan elke leverancier of je op verbruik betaalt of per persoon, want dat verschil bepaalt je risico.

3. Kies de locatie op je groepsgrootte

Een zaal die te groot is voelt leeg aan, terwijl een zaal die te klein is de avond na twee uur onaangenaam maakt. Wij delen bedrijfsevents op in drie groottes, omdat de aanpak per grootte echt verschilt.

Blijft je groep onder de dertig, dan hoef je vaak geen zaal te huren. Een teamdag of een afdelingsborrel gaat door op kantoor of buiten, waarbij de activiteit belangrijker wordt dan de locatie. Wat daarvoor werkt lees je in originele teambuilding in Gent en heel Vlaanderen. De formules per groepsgrootte staan op onze pagina over teambuilding.

Aan onze bar geldt geen bovengrens. We schenken zowel op een teammoment van een tiental collega's als op grote bedrijfsevents met honderden gasten, waarbij we het aantal barmedewerkers meeschalen met de groep. De twee grootste die we tot nu toe verzorgden telden 400 gasten en 1.500 gasten. Vanaf die aantallen schenk je een deel vooraf in, want shaken per glas houdt de rij niet bij.

4. Vraag naar diëten, allergieën en wie niet drinkt

Stuur ongeveer zes weken vooraf één formulier rond waarin je drie dingen vraagt: aanwezigheid, dieetwensen en of iemand met de wagen komt. Dat laatste punt levert je meteen de informatie die je in stap zes nodig hebt.

Reken erop dat een deel van je collega's geen alcohol drinkt, om welke reden dan ook. Wie daar niets voor voorziet, laat die mensen de hele avond cola drinken uit een plastic beker. Dat is precies het moment waarop een feest voor een deel van de groep stilvalt.

5. Leg de drank vast als aparte post

Behandel drank als een eigen leverancier in plaats van als bijzaak van de traiteur, want dan hou je zicht op wat er effectief geschonken wordt. Bij een mobiele alcoholvrije bar rijden wij naar jullie kantoor of naar de eventlocatie, waarbij we de bar, het glaswerk en al de dranken meebrengen. De opbouw en de afbraak zitten daarbij inbegrepen.

Wat er dan op de kaart staat, zijn koudgeperste sappen, mocktails en shakes die ter plaatse gemaakt worden. Meer over de opbouw van zo'n kaart lees je in mocktails voor je feest en in wat drink je als je geen alcohol drinkt op een feest.

6. Regel het vervoer naar huis

Spreek voor de avond zelf af hoe iedereen thuisraakt, want dat gesprek voer je liever niet om één uur 's nachts aan de deur. Drie oplossingen werken in de praktijk. Een bus die op een vast uur vertrekt, een lijst met taxinummers achter de bar of een afspraak waarbij een aantal collega's op voorhand aangeeft dat ze rijden.

Wie rijdt, verdient meer dan water. Dat is de reden waarom wij op elk event een volwaardige alcoholvrije kaart schenken die verder gaat dan twee flesjes frisdrank achteraan de toog.

7. Schrijf een draaiboek per uur

Zet op één blad wie wanneer toekomt, wanneer het eten uitgaat, wanneer de speech valt en wanneer de muziek start. Geef dat blad aan elke leverancier, want zij plannen hun opbouw op jouw uren.

1. Uur min drie: leveranciers bouwen op
2. Uur nul: onthaal met een welkomstdrankje
3. Uur plus één: speech van maximaal zeven minuten
4. Uur plus twee: eten
5. Uur plus vier: muziek luider, bar blijft open
6. Einduur: laatste ronde aangekondigd, vervoer klaar

Spreek ook af wie de avond zelf beslist wanneer er iets misloopt. Één naam volstaat, zolang iedereen die naam kent.

8. Reken na wat de fiscus toelaat

Eén personeelsfeest per kalenderjaar is in België volledig aftrekbaar in de inkomstenbelasting, op voorwaarde dat alle werknemers uitgenodigd worden. Nodig je maar een deel van de ploeg uit, dan valt die voorwaarde weg.

Voor geschenken geldt een aparte grens. Bij Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar mag een werkgever tot 40 euro per werknemer per jaar geven zonder dat het als loon telt, met daarbovenop 40 euro per jaar voor elk kind ten laste. De btw op eten en drank die een traiteur levert is trouwens niet aftrekbaar, terwijl de kost zelf dat wel blijft. Laat je boekhouder de exacte toepassing nakijken, want de regels verschillen naargelang je vennootschapsvorm. Meer detail staat in deze fiscale gids voor werkgevers.

Geef je op datzelfde feest ook een geschenk, dan loopt die rekening apart van de rekening van de avond zelf. De bedragen per gelegenheid, de vier voorwaarden van de RSZ en wat het kost voor een team van 10 tot 150 mensen zetten we op een rij in eindejaarsgeschenk voor je personeel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel maanden op voorhand organiseer je een personeelsfeest?

Reken op drie tot zes maanden voor een feest in december. De zalen in Vlaanderen raken rond de kerstweken het snelst volgeboekt, waardoor september en oktober de rustigste maanden zijn om te reserveren. Voor een nieuwjaarsreceptie in januari volstaat twee tot drie maanden meestal.

Is een personeelsfeest fiscaal aftrekbaar in België?

Eén personeelsfeest per kalenderjaar is volledig aftrekbaar in de inkomstenbelasting wanneer alle werknemers uitgenodigd worden. Voor geschenken bij Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar geldt een grens van 40 euro per werknemer per jaar, met 40 euro extra per jaar voor elk kind ten laste. Laat je boekhouder de toepassing op jouw situatie nakijken.

Wat kost de drank op een personeelsfeest?

Bij Boshi start een mobiele alcoholvrije bar vanaf 250 euro exclusief btw, waarna de drankjes op verbruik afgerekend worden. Zo hoef je het aantal glazen niet op voorhand te schatten. In dat bedrag zitten de bar, het glaswerk, de opbouw en de afbraak.

Hoeveel barpersoneel heb je nodig bij 200 gasten?

Vanaf ongeveer 150 gasten voorzien wij extra barmedewerkers, omdat één toog met twee mensen bij die aantallen wachtrijen oplevert. Het exacte aantal hangt af van de duur van de avond en van het moment waarop iedereen tegelijk toekomt.

Wat zet je op de bar voor collega's die geen alcohol drinken?

Geef ze een echte kaart in plaats van één restproduct. Koudgeperste sappen, mocktails op basis van vers fruit en warme dranken werken alle drie, zolang ze ter plaatse gemaakt worden en in echt glaswerk geschonken worden. Het verschil zit in de presentatie evenveel als in de smaak.